Você vai trabalhar de forma Remota? Vou te dar algumas dicas neste momento de Coronavírus

O coronavírus não é o motivo pelo qual estou trabalhando remotamente. O grande motivo se deu durante os anos 2009, 2013 e 2015.

De forma cronológica: Assédio Moral, Doença – Afastamento da Empresa e Desemprego.

Mas hoje o coronavírus está levando várias pessoas ao redor do mundo para o trabalho Home-Office. Então, como já estou trabalhando desta forma há muito tempo vou passar algumas dicas e informações.

 

O coronavírus não é bom para o trabalho remoto. Na verdade esse não é um bom momento para ninguém, mas o home office tem sido uma recomendação de segurança adotada por diversas empresas ao redor do mundo. De alguma forma ficar “isolado” em casa tem sido a melhor escolha para a proteção pessoal e dos grupos próximos.

De alguma forma essa “solução” que está momentaneamente sendo adotada para a continuação dos trabalhos e empresas está sendo vista de forma profissional por todos. Estamos e continuaremos conectados com nossas equipes de trabalho mesmo dentro de nossa casa.

‍Vamos nos fortalecer remotamente para contribuir com o mundo. Sim, todos nós podemos nos ajudar e ajudar outros fazendo uma pequena parte e essa é a hora.

Eu estou aqui para te ajudar. Vou colocar algumas práticas recomendadas para trabalhar em equipe remota durante esta crise.

Primeiro não adianta nada mandar pessoas simplesmente para casa e dizer: “Trabalhe com o Computador e Internet”. Se já é difícil trabalhar de forma remota no meu caso com Consultoria e Secretariado Remoto mesmo planejando durante meses/anos, imagina em uma situação de crise?

Se você vai fazer tudo de forma emergencial e na correria pode tomar algumas decisões erradas e isso pode não funcionar.

Faça pelo menos um planejamento básico.

O que evitar?

Antes de saber o que você precisa fazer vamos para algumas coisas que você não deve fazer.

Ferramentas para o trabalho

Se você tem uma equipe ou sua empresa pediu para você trabalhar em casa. Tenha cuidado com a quantidade de ferramentas que você vai começar a utilizar neste momento.

Um dos grandes problemas para profissionais que começam a trabalhar de forma remota são as ferramentas. Se você não sabe utilizar uma determinada ferramenta saiba que todas elas necessitam de algum tempo para o aprendizado.

Então, vá com calma.

Vou utilizar o WhatsApp 

Tenho certeza que alguém da equipe vai falar: Vamos fazer um grupo no WhatsApp?

Essa ferramenta é maravilhosa. Mas com a quantidade de pessoas que estarão em casa e o número de mensagens que você recebe normalmente talvez não seja uma boa ideia.

Não imagine que horas de trabalho em Home Office quer dizer produtividade. Trabalhar com equipes remotas quer dizer mais sobre objetivos e entregas de demanda do que por horas em frente ao notebook. Boa parte das pessoas não entendem essa visão.

Então faça a sua parte e tente passar bons ensinamentos para os outros.

Evite ser o vigia

O trabalho remoto se baseia em confiança no meu caso como Secretária Remota com o meu cliente. Mas no seu caso pode ser entre o empregador e o funcionário. Essa coisa de ficar vigiando se fulano está ou não está online não está dentro desta cultura. O que tem que ser feito é um processo para a entrega do trabalho e tem que ser bem conversado com todos da equipe quanto a sua importância dentro deste processo.

Seja proativo

Você como profissional já sabe de sua importância dentro do processo de trabalho da empresa. Então não espero ser “mandado”. Tenha iniciativa e faça sua parte. Nas reuniões online fale o sobre processo e peça os feedbacks de forma rápida e objetiva.

Sobrecarga de informação

Ao adotar o trabalho remoto a sensação das pessoas de estar perdendo alguma informação ou ter uma sobrecarga de informações é um fato.

Diminua a complexidade da comunicação. Estruture a sua equipe de forma que a comunicação favoreça dois aspectos: velocidade e tomada de decisão.

Senso de urgência desnecessária

Não deixe que se gere estresse e frustrações. 

Procure utilizar as ferramentas certas, que estimulem uma comunicação mais calma e certamente mais estruturada.

Dessa forma, cada pessoa poderá contribuir à medida que também realizam o seu trabalho mais individual e focado.

Escritório virtual básico

Vamos às dicas para formar um escritório básico. Mas sabendo que a empresa poderá montar uma estrutura que você poderá se adaptar mais rapidamente.

Fisicamente tenha um local para seu trabalho, mantenha limpo, arejado e como tudo que necessita para sua atividade (tenha como base os mesmos materiais de sua mesa de trabalho). Não deixe virar uma bagunça e vigie para que os outros habitantes da casa não utilize seu espaço transformando-o em um lugar comum para todos.

Escritório Virtual

Ferramenta de comunicação cada equipe deve pensar como serão criados os canais para projetos ou espaços de discussão.

Exemplos: Basecamp, Twist, Asana, Slack, Monday, Microsoft Teams, Workplace.

Videoconferência

Realizar reuniões é muito importante para manter a equipe unida e fortalecer as metas.

Exemplos: Zoom, Hangouts, Skype.

Gestão de tarefas

Acompanhe o andamento dos projetos essas ferramentas podem ajudar nesta questão.

Exemplos: Basecamp, Asana, Trello, Flow, Notion.

Armazenamento na nuven

Os conteúdos e materiais precisam estar disponíveis na nuvem de forma organizada e segura.

Exemplos: Google Drive, Dropbox, iCloud, Office 365.

O dia a dia de uma equipe

Seja objetivo em todas as suas interações sobre prazos e pré-requisitos que outras tarefas dependem para que possam acontecer. 

Comunicação

Comunicações rápidas curtas e objetivas: comunicação por texto, mas também podemos usar recursos visuais como imagens, gifs, prints de tela e vídeos.

Videoconferências

Serão as oportunidades de maior contato entre as pessoas. Combine encontros virtuais diários com a sua equipe de projeto, e checkpoints de alinhamento com outras equipes semanalmente pode ser uma boa prática.

Faça um “check-in”:

— Essas perguntas vão te ajudar a se preparar para que as reuniões online tenham mais significado.

— Qual assunto será tratado?

— Existe alguma informação que pode ser enviada com antecedência?

— Os participantes precisam realizar alguma tarefa antes da videoconferência?

— Você se lembrou de marcar o dia e o horário em algum calendário compartilhado?

— O convite foi enviado para todos?

— O link da videoconferência está indicado no convite?

É importante também usar fones de ouvido e deixar sempre a câmera ligada.

Comunicação e confiança

Ter confiança na equipe é um pré-requisito para começar de uma forma saudável.

O feedback é uma das habilidades mais importantes de comunicação e é uma oportunidade que o time tem de melhorar e ajudar as pessoas.

Fornecer feedbacks através de texto, e ainda diante de um cenário de estresse pode ser uma situação delicada.

Sempre leia novamente o que você escreveu antes de clicar em Enviar.

Todos unidos contra o coronavírus!

Juntos somos mais fortes.

Se proteja, proteja os outros.

·        Lave as mãos pelo menos 20 segundos sempre que puder, use álcool gel quando não tiver água e sabão por perto.

·        Quando tossir cubra a boca com o antebraço ou com um lenço de papel descartável.

·        Não toque nos olhos, nariz e boca com as mãos sujas.

·        Não cumprimente apertando as mãos, dando abraços e beijos. Em vez disso, acene.

·        Mantenha os ambientes bem ventilados.

·        Não compartilhe objetos pessoais.

·        Monitore sua saúde e sintomas de gripe ou resfriado com mais atenção do que o normal.

Fique em casa se estiver doente

·        Fique em casa e chame seu médico se tiver sintomas como tosse, falta de ar, febre, dor de garganta.

·        Evite aglomerações se estiver doente.

·        Se você não se sentir melhor em 24 a 48 horas, procure atendimento médico.

·        Se precisar tirar dúvidas sobre o tema, veja canais de confiança como TVs e jornais de circulação nacional que tem fontes confiáveis.

Proteja os mais vulneráveis

·        Se você estiver com condições crônicas como doença pulmonar, cardíaca, diabetes, câncer ou com o sistema imunológico enfraquecido, evite encontros e eventos desnecessários.

·        Se você possui familiares ou amigos com uma dessas condições, não os visite se estiver doente.

Reduza os encontros em grupo

·        Considere trabalhar remotamente.

·        Caminhe ou ande de bicicleta para o trabalho, se possível, ao invés de transporte público.

·        Se o trem ou ônibus estiver muito cheio, aguarde o próximo.

Att.,

Sandra Tarallo

sandratarallo.com.br